Ao ouvir o termo “despesas antecipadas”, é natural pensar que uma conta programada para um período futuro tenha sido paga adiantadamentos.
Essa é, de fato, a interpretação principal para muitas pessoas e, no contexto de concursos públicos, o significado não é muito diferente.
O que são Despesas Antecipadas?
Despesas antecipadas são desembolsos efetuados pela empresa com antecedência, mas que serão contabilizados apenas em períodos subsequentes. Em geral, esses pagamentos proporcionam algum tipo de benefício para o negócio ao longo de um período determinado.
Apesar de terem sido pagas, elas são consideradas gastos que ainda não ocorreram, pois serão realizadas em um exercício futuro. Por isso, também são conhecidas como despesas diferidas, e sua contabilização começa à medida que os benefícios associados a essas despesas são obtidos.
Onde ficam as despesas antecipadas?
As despesas antecipadas são registradas no balanço patrimonial da empresa como um ativo, mais especificamente no Ativo Circulante.
Isso ocorre porque, embora o pagamento já tenha sido efetuado, essas despesas representam benefícios que serão desfrutados pela empresa em períodos futuros.
Portanto, elas são consideradas ativos porque contribuem para o aumento do valor da empresa e para a geração de benefícios econômicos futuros.
Exemplos
Para ilustrar, considere o pagamento do aluguel. No Brasil, geralmente o aluguel é pago no mês subsequente ao uso do imóvel pelo inquilino.
Portanto, o pagamento feito de forma adiantada, por exemplo, para três meses, no momento da assinatura do contrato, é uma despesa antecipada. Isso porque o pagamento ocorreu antes do período de uso efetivo do benefício.
Além do aluguel, outras despesas antecipadas comuns incluem seguros futuros, encargos financeiros adiantados, assinaturas e anuidades, bem como juros sobre descontos de duplicatas.
Como fazer o lançamento de despesas antecipadas?
Na contabilidade, as despesas pagas antecipadamente são registradas como ativos da empresa, especificamente no Ativo Circulante do balanço patrimonial.
Isso ocorre porque o benefício associado à despesa é recebido no momento do pagamento.
Então no momento do desembolso (pagamento) ocorrerá a seguinte contabilização:
- D – Despesa paga antecipadamente (Ativo circulante)
- C – Caixa (Ativo Circulante)
É importante lembrar que o ativo é composto pelos bens e direitos da organização, não pelos seus gastos e perdas. Portanto, mesmo que a despesa tenha sido paga, ela ainda representa um ativo para a empresa.
Quando o fato gerador da despesa efetivamente acontecer, o lançamento contábil da despesa antecipada será:
- D – Despesa (DRE)
- C – Despesa paga antecipadamente (Ativo circulante)
Exemplo de despesas pagas de forma antecipada.
Um exemplo comum de despesa antecipada é o pagamento de aluguel adiantado.
Suponha que uma empresa alugue um escritório por um período de um ano e, no momento da assinatura do contrato, seja necessário pagar os doze meses de aluguel antecipadamente.
O lançamento contábil será:
- D – Aluguéis pagos antecipadamente (Ativo Circulante)
- C – Caixa
Apesar de ter sido pago antecipadamente, o benefício de utilizar o espaço do escritório será distribuído ao longo dos doze meses seguintes. Portanto, essa quantia é registrada como um ativo no balanço patrimonial da empresa e será amortizada ao longo do período de uso do escritório.
Assim, a cada mês, será feito o registro da efetiva despesa com aluguel.
- D – Despesa com aluguéis (DRE)
- C – Aluguéis pagos antecipadamente (Ativo circulante).
Conclusão
Esse é um tema muito comum em concursos públicos para contadores. Portanto, é necessário ter sempre em mente que em sua prova esse tema poderá ser cobrado.
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